Díky novele zákoníku práce 2023 konečně můžeme uzavírat pracovní smlouvy elektronicky. Mnohem jednodušší je také podání výpovědi emailem a datovou schránku. Elektronicky je možné posílat nově i mzdové výměry. Jaké jsou zákonné požadavky, aby bylo vše platné?
Ne, to není název nového sci-fi, ale realita, kterou novela zákoníku práce 2023 přináší do osobních spisů, nikoliv do kin.
Shrnutí nejdůležitějších bodů:
- Pracovní smlouvy, DPP a DPČ bude možné uzavírat a měnit elektronicky bez zvláštního elektronického podpisu.
- Výpovědi bude možné zasílat datovou schránkou a se souhlasem zaměstnance i emailem. To platí i pro mzdové výměry.
Jak na elektronickou pracovní smlouvu
Podmínky novely pro uzavírání elektronických smluv jsou velmi volné. Uzavřít pracovní smlouvu nebo dodatek bude možné i pouhou výměnou emailů. V praxi se dá očekávat, že firmy budou raději používat interní nebo externí podepisovací platformy z důvodu vyšší průkaznosti a snadné evidence.
K uzavření elektronické smlouvy budete od (budoucího) zaměstnance potřebovat získat soukromý email. Na ten mu po podpisu oběma stranami musíte poslat elektronické vyhotovení smlouvy nebo dodatku. Stejným způsobem bude možné uzavírat i dohody o ukončení pracovního poměru, DPP, DPČ.
Je tu nějaké riziko?
Ano, je. Zaměstnanec může od elektronicky uzavřené smlouvy odstoupit do 7 dnů. Riziko asi může být největší u smluv s novými zaměstnanci. Pokud dostanou během této doby lepší nabídku, budou mít právní nástroj, jak z již uzavřené smlouvy utéct. Na druhou stranu, nenástupy trápí firmy i bez toho. Pokud zaměstnanec řekne, že nenastoupí, nastoupit ho nepřinutíte. Legální možnost odstoupit však ruší morální dilema, které někteří mohou cítit.
Elektronická výpověď
Elektronická výpověď a zasílání mzdového výměru bude o něco složitější. Pravidla se liší podle toho, zda k zaslání dokumentu použijete email nebo datovou schránku.
Na email bude možné zaměstnanci doručovat jen s jeho souhlasem. Souhlas zaměstnance s použitím emailu k doručování musí obsahovat poučení o tomto typu doručování. Výpověď nebo mzdový výměr musí být podepsané minimálně uznávaným elektronickým podpisem. To je ten jednodušší podpis bez tokenu. Samozřejmě je možné použít i kvalifikovaný podpis.
Do datové schránky bude zaměstnanci možné doručovat i bez jeho souhlasu. Budete ale potřebovat, aby vám zaměstnanec poskytl adresu datové schránky.
V obou případech je dokument účinně doručen nejpozději 10 dnů od odeslání. A to i v případě, že vám zaměstnanec doručení nepotvrdí.
Stejná pravidla platí i pro doručování jiných jednostranných ukončení pracovněprávních vztahů, tedy zejména okamžitého zrušení a zrušení ve zkušení době.
Co potřebujete udělat k elektronizaci?
Zavedení elektronického HR je více o praktických krocích než právních dokumentech:
- Rozhodnout se, jaký způsob elektronického podepisování zvolíte pro pracovní smlouvy.
- Upravit nástupní formulář, případně přidat souhlas s doručováním emailem.
- Nastavit archivaci elektronických dokumentů.