Home office a jak ho nastavit

JAK MÁ VYPADAT DOHODA O HOME OFFICE
Kdo může, tak už pracuje díky pandemii z home office. Je tedy nejvyšší čas uchopit ho i právně, protože ne všechny firmy byly připraveny předem.

Ve svém okolí vidím, že pracovat z home office jde. Třeba nás to postrčí k jeho častějšímu využití ve firmách. A k tomu je třeba mít vše řádně pokryto. Nejspíš totiž nenastavujeme home office jen pro teď, ale i pro budoucí fungování.

A nestačí nám pracovní smlouva?
Bohužel nestačí. Některé náležitosti jsou pro práci z domova specifické. V pracovní smlouvě například nebývá bydliště uvedeno jako místo výkonu práce. Bez dohody také nelze zajistit plnění všech požadavků BOZP a problémy můžeme přinášet i pracovní doba. Dohoda o home office pracovní smlouvu v tomto ohledu mění a doplňuje. Něco lze sice upravit ve vnitřních předpisech, ale ne všechno.

Co by tedy měla dohoda upravovat?

Místo výkonu práce
Jako místo výkonu práce budete typicky uvádět bydliště zaměstnance. V každém případě by se mělo jednat o jedno konkrétní místo, a to minimálně z důvodu bezpečnosti a ochrany zdraví.

Pracovní doba
Máte dvě možnosti:

  • řídit zaměstnancům pracovní dobu stejným nebo podobným způsobem jako, když pracují v kanceláři ; nebo
  • zaměstnanci si můžou sami určovat, v jakých časech budou pracovat. To má pro zaměstnavatele určité výhody (jako třeba zrušení některých náhrad mzdy), ale zároveň vyžaduje specifickou domluvu.

Pokud si zaměstnanec určuje pracovní dobu sám, neřídí se jeho pracovní doba zákoníkem práce. Abyste se ale vyhnuli placení různých příplatků (například za práci v noci či v neděli) a aby bylo zajištěno dodržování různých přestávek, je nutné upravit si pravidla pro to, jak si zaměstnanci mají pracovní dobu rozvrhovat. Můžete si i dohodnout, že vám budou svůj rozvrh práce posílat předem.

Podobné dohody jsou na místě i v případě, že zaměstnancům budete pracovní dobu určovat, ale povolíte jim určitou flexibilitu, aby nedocházelo k excesům. Je radno si také dohodnout určitou dostupnost zaměstnance.

A pamatujte, že i v případě home office musíte vést evidenci pracovní doby. Ano, i když si zaměstnanec určuje pracovní dobu sám. Určete si tedy, jak se bude evidence vést.

BOZP
A je to tady, největší strašák práce z domova. Asi nemusím dvakrát opakovat, že zaměstnavatel zůstává odpovědný za BOZP i u domácího pracoviště.

Abyste BOZP povinnosti mohli plnit, potřebujete si zajistit přístup do domácího pracoviště. Dohoda tedy musí stanovit, že zaměstnanec umožní přístup do svého domácího pracoviště za účelem BOZP a vyšetření pracovních úrazů.

Obsah této části dohody bude dále záviset na tom, jakým způsobem BOZP při práci z domova pojmete a jak rozdělíte odpovědnost mezi firmu a zaměstnance za zajišťování BOZP. Pravidelně se také řeší, jaké vybavení zaměstnavatel poskytne, aby domácí pracoviště vyhovělo požadavkům BOZP.

Zaměstnance určitě musíte proškolit na rizika práce z domova.

Ochrana informací
Domácí pracoviště přináší zvýšené riziko úniku informací. Zaměstnanec by měl mít jasnou povinnost firemní informace chránit a zabezpečit je zejména proti ostatním členům domácnosti. Také by mělo být jasné, jaká jsou pravidla použití pracovního vybavení pro soukromé účely.

Náhrada nákladů
Práce pro zaměstnavatele je konána na náklady zaměstnavatele a zaměstnavatel tyto náklady nemůže přenášet na zaměstnance. To jsou pravidla zákoníku práce.

Proto by zaměstnavatel měl zaměstnanci nahradit náklady, které mu vzniknou na práci z domova, včetně opotřebení vlastního vybavení. Náhradu lze poskytovat podle skutečných nákladů každý měsíc. Jednodušším řešením je však sjednání individuálního paušálu pro každého zaměstnance.

O jaké náklady se může jednat? Například zvýšené náklady na elektrickou energii, příspěvek na náklady datového připojení, náklady na tisk, apod.). Neopomeňte daňový aspekt a náhrady nastavte po poradě s daňovým poradcem.

Zrušení home office
I když tady a teď řešíme dlouhodobý home office, tato situace jednou skončí a dá se předpokládat, že home office budete zase používat jen pro část pracovního týdne či měsíce. Proto je třeba sjednat pravidla pro využití home office, popřípadě, jak lze dohodu o home office ukončit.

Je to vše?
Některá další pravidla můžete upravit ve vnitřních předpisech, to lze doporučit pro BOZP nebo ochranu informací. Zvažte ale, jaká úroveň regulace je pro vás nezbytná, abyste to „nepřeregulovali“.

Zaměstnance proškolte, BOZP školení je povinné, školit ale můžete i na jiné aspekty, třeba duševní hygienu, nebo pracovní dobu.

Ať se vám všem daří. A já osobně držím palce tomu, že se nám flexibilita v podobě práce z domova udrží i po éře Covid-19.

NAPIŠTE NÁM

Osobní údaje, které vyplníte ve formuláři, použijeme pouze k tomu, abychom vám odpověděli emailem nebo vám zavolali. Můžete nás kdykoliv požádat, abychom už vaše osobní údaje nezpracovávali. Osobní údaje nepředáváme žádným třetím stranám.